Privacy Statement
Achtergrond
De Hervormde Gemeente van Sirjansland is een Christelijke gemeente, waarin leden, doopleden en meelevenden met elkaar verbonden zijn op grond van Bijbelse noties. Deze zijn op vele plaatsen in de Bijbel terug te vinden, o.a. in 1 Cor. 12 waarin het beeld geschetst wordt van de gemeente-in-haar-eenheid (‘er-zijn-met-elkaar’) en de gemeente-in-haar-verscheidenheid (‘er-zijn-voor-elkaar’).
Om als gemeente te kunnen functioneren binnen de wettelijke ruimte van de privacy wetgeving en tegelijk aan de Bijbelse opdracht te kunnen voldoen is door de kerkenraad een privacy reglement opgesteld. Dat reglement is onder deze link te vinden. Om duidelijk te maken wat de juridische regels betekenen voor de dagelijkse praktijk van het gemeentezijn is dit privacy statement opgesteld. Daarin maken we duidelijk hoe we met privacy van leden en meelevenden omgaan en waarom.
Welke gegevens er gebruikt worden
Persoonsgegevens
Van belijdende leden, doopleden en geboorteleden staan de persoonsgegevens vermeld in het ledenregister. Dit betreft naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, burgerlijke staat, huwelijksdatum, geslacht, kerkelijke gegevens en eventueel e-mailadres. Deze gegevens worden actueel gehouden door de ledenadministratie. De gegevens zullen nooit ter beschikking gesteld worden aan derden en alle mogelijke middelen zullen aangewend worden om deze gegevens alleen te gebruiken voor het doel waarvoor ze geregistreerd zijn. Op verzoek van betrokkene zal inzage gegeven worden in de geregistreerde gegevens.
Bijzondere persoonsgegevens
Naast de persoonsgegevens kan het voor het gemeentezijn wenselijk zijn dat bijzondere persoonsgegevens (ziekte, blijde en droevige gebeurtenissen e.d.) gedeeld worden met de kerkenraad of de hele gemeente. Alleen die gegevens die door betrokkene zelf ter kennisname van de leden van de kerkenraad gebracht worden of door zijn of haar vertegenwoordiger zullen met de gemeente gedeeld worden. Alle informatie die vertrouwelijk aan de leden van de kerkenraad meegedeeld wordt zal uiteraard ook geheim blijven en niet gedeeld worden.
Beeldmateriaal
Gemeenteactiviteiten en kerkdiensten kunnen op beeld vastgelegd worden en gedeeld worden met de gemeente. Als dat delen plaats vindt op een besloten omgeving, alleen toegankelijk voor leden en meelevenden, dan kan dat zonder toestemming vooraf van betrokkenen. Worden activiteiten op een openbaar toegankelijk medium gepubliceerd dan moeten deelnemers hiervan vooraf op de hoogte gesteld worden, waarbij ze de mogelijkheid moeten hebben aan te geven hierop niet herkenbaar in beeld gebracht te worden. Voor kerkdiensten volstaat het om bij dit bij de ingangen van de kerk aan te geven, zodat aanwezigen de mogelijkheid hebben een zitplaats buiten het bereik van de camera te kiezen.
Vuistregel gebruik gegevens
De volgende vuistregels voor het gebruik van de gegevens zijn van toepassing:
Binnen de eigen gemeente mogen persoonsgegevens gedeeld worden, tenzij betrokkene aangeeft dit niet te willen.
Bijzondere persoonsgegevens worden alleen gedeeld na overleg met betrokkene en alleen met de eigen gemeente.
Beeldmateriaal kan gedeeld worden binnen de eigen gemeente. Daarbuiten wordt bij beelden waarin deelnemers herkenbare in beeld gebracht worden vooraf de mogelijkheid geboden hiertegen bezwaar te hebben. Voor opnamen van kerkdiensten bestaat de mogelijk om bezwaar te maken niet, maar moet het mogelijk zijn buiten het bereik van de camera plaats te nemen.
In concrete situaties zijn deze als volgt vertaald
Voorbede
Bij gevallen van lief en leed kunnen leden en meelevenden in het gebed in de gemeente met hun naam genoemd worden en kan er voorbede gedaan worden. Dit zal altijd gebeuren na overleg met betrokkenen. Betrokkenen kunnen aangeven niet met naam genoemd te willen worden en/of geen bijzonderheden te gebruiken. Omdat de kerkdienst in z’n geheel op internet komt te staan, is de voorbede daar openbaar terug te vinden.
Hervormd Sir, eilandelijke kerkbode en digitale media
Om met elkaar mee te kunnen leven zullen mededelingen over wel en wee van leden en meelevenden ook een plaats krijgen in Hervormd Sir, in de eilandelijke kerkbode en via de eigen (besloten) media van de gemeente zoals een gemeenteapp. Dit betreft o.a. (huwelijks)jubilea, geboorten, ziekten, overlijdens enz. Hiervoor geldt dat een lid of meelevende op voorhand zelf aan kan geven dat zijn gegevens niet of niet met name genoemd mogen worden. Voor de bijzondere persoonsgegevens is het overleg wat bij de voorbede genoemd wordt van toepassing.
Nieuwsbrief en informatie in gemeenteapp
De gemeeteapp is uitsluitend toegankelijk voor leden en meelevenden. De gegevens van de deelnemers kunnen ze zelf geheel of gedeeltelijk afschermen. De periodieke nieuwsbrief en overige gemeente-informatie wordt via de afgeschermde gemeenteapp verspreid.
Gemeentegids en gemeenteapp met vermelding adresgegevens
Om met elkaar mee te kunnen leven worden in de gemeentegids die eenmaal per twee jaar verschijnt de adresgegevens van de gemeenteleden en meelevenden vermeld. De gemeentegids wordt uitsluitend onder de eigen leden en meelevenden verspreid. Daarnaast zullen deze gegevens opgenomen worden in de gemeenteapp op zodanige wijze dat deze gegevens niet te exporteren zijn. Degene die de gegevens niet of niet volledig vermeld wil hebben kan dit aangeven bij de ledenadministratie.
Foto’s en video’s van gemeenteactiviteiten
Van gemeenteactiviteiten kunnen foto’s en/of video-opnames gemaakt worden. Worden deze gepubliceerd dat zal dat gebeuren op een plaats die alleen toegankelijk is voor leden en meelevenden, bijvoorbeeld in Hervormd Sir of op een afgesloten deel van de website of in de gemeenteapp. Worden ze op een openbare plaats gepubliceerd dan zal dat vooraf duidelijk gemaakt worden aan de deelnemers en moet iedereen de mogelijkheid krijgen aan te geven niet herkenbaar in beeld te willen komen. In de kerk staat aangegeven dat er opnamen gemaakt worden en moet het mogelijk zijn buiten het bereik van de camera plaats te nemen.
Vastgesteld op de vergadering van de kerkenraad d.d. 8 december 2025